ASSISTANTE ADMINISTRATIVE (H/F)

1. Soutien direct à la direction - Gestion de l'agenda du directeur / chef de service - planification des réunions, arbitrage des priorités, coordination avec les partenaires internes (DSPIP, attachée DPIP partenariat) et externes (préfecture, judiciaire, associations). - Organisation des réunions stratégiques - préparation des ordres du jour, convocations, logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus. - Suivi des dossiers sensibles - aide au pilotage des projets départementaux, suivi des échéances, relances, consolidation d'informations pour la direction. 2. Gestion administrative et documentaire - Rédaction et mise en forme de documents officiels : notes, courriers, rapports, tableaux de bord. - Gestion du courrier entrant et sortant - tri, priorisation, diffusion aux services concernés. - Mise à jour des procédures internes - archivage, classement, gestion des documents confidentiels selon les règles de la DAP. - Suivi des statistiques et indicateurs d'activité - compilation des données transmises par les antennes locales. 3. Interface interne et externe - Accueil physique et téléphonique - filtrage des appels, orientation des interlocuteurs (magistrats, partenaires sociaux, familles, associations). - Coordination avec les partenaires institutionnels - SPIP des autres départements, établissements pénitentiaires, préfecture, services sociaux, missions locales. - Transmission d'informations entre la direction et les équipes 4. Appui RH et logistique Selon l'organisation locale, l'assistante peut contribuer à : - Suivi des congés, absences, formations des agents. - Préparation des dossiers de recrutement (contractuels, stagiaires). - Organisation des déplacements professionnels. - Gestion des fournitures, matériels, salles de réunion. 5. Participation au fonctionnement global du SPIP - Contribution à la communication interne (notes de service, diffusion d'informations). - Appui à l'organisation d'événements institutionnels (journées thématiques, réunions départementales, visites officielles). - Participation à l'amélioration continue des pratiques administratives.